Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

Belge yönetimi süreçlerinde geleneksel uygulamaların yerini alan ve teknolojik gelişmelere adaptasyonu sağlayan sistem, Doküman Yönetim Sistemi (DMS) olarak adlandırılmaktadır. Bu sistem işletmelerin içindeki ekiplerin belgeleri dijital olarak oluşturmalarını, yönetmelerini, korumalarını ve depolamalarını amaçlayan bir altyapı sunar. Tüm bu işlemler sırasında teknolojik avantajlardan faydalanmayı mümkün kılar. Kâğıt kullanımını minimuma indirerek işletmelerin sürdürülebilirlik çabalarına katkı sağlar. İşletme içinde birden çok kullanıcı tarafından erişilebilir hale gelen belgeler bulut depolama alanında saklanarak uzaktan ve yerinden kontrol edilebilir.

Doküman yönetim sisteminin etkin bir şekilde kullanılması, işletmelerin kendi sektörlerinde öncü bir konuma yükselmesi anlamına gelir. Bu durum, işleyişin daha sağlıklı olmasını ve çalışmaların hızlı ve düzenli bir şekilde devam etmesini beraberinde getirir. Ayrıca, yeniliklere açık ve gelişime uyumlu bir işletmenin temel unsurlarından biridir. Belge hazırlama ve kullanma gibi faaliyetlerde gerçekleşen küçük yenilikler, iş verimliliğinin artmasında önemli bir rol oynar. Aynı zamanda, işletmenin geleneksel faaliyetlerini geride bırakarak teknolojik gelişmelere uyum sağlamasını kolaylaştırır.

Şirket içi/dışı güvenli dosya paylaşımı ve yetkili çalışma alanları

Verilerin Türkiye'deki sunucularda tutulması

Akıllı klasörler

Doküman Yönetim Programının Özellikleri Nelerdir?

Belgelerin hazırlanması, dağıtılması, saklanması gibi işlevleri yöneten Doküman Yönetim programı; çeşitli sektörlerde kullanılmaya uygun bir yapıya sahiptir. Kullanışlı ve farklı sektörlere uyum sağlayabilen bu yazılım, karmaşık programlara göre daha kullanıcı dostudur. Finans sektöründe olduğu gibi eğitim sektöründe de etkin bir rol oynar. 

Doküman yönetim sistemi özellikleri arasında önemli bir rol oynayanlardan biri, kullanıcıların belgelere kolayca erişim sağlayabilmesidir. Bu sistemde bulunan belgeler, farklı meta verileri kullanılarak etiketlenir ve bu sayede belgelere hızlı bir şekilde ulaşmak mümkün olur. Geleneksel yöntemlerle belge arama ihtiyacı ortadan kalkar, çünkü belgelere meta verileri kullanılarak kolayca erişim sağlanabilir. Yapılan araştırmalarda, önemli bir belgenin geleneksel arama yöntemleriyle bulunmasının iş verimliliğini olumsuz etkilediği de belirtilmiştir.

Doküman yönetimi prosedürü, farklı sahalardaki çalışmalara uyum sağlamakta ve uyumsuzluk risklerini en aza indirmektedir. Kullanıcılar, denetimleri otomatik olarak gerçekleştirir ve bilgi akışını etkili bir şekilde yönetir. E-postalar, ağ dosyaları ve diğer kurumsal sistemler çalışmalarınıza uygun bir yapıda entegre edilir. Kullanıcılar düzenlenen belgelere anlık olarak erişebilir. Ayrıca belgeler üzerinde yapılan değişiklikler anlık olarak izlenebilir. Belgelere erişim yetkilendirmesinin yapılabilir olması, işletmelerin önemli belgelerle ilgili güvenlik açıklarından korunmasını sağlar. Belge doküman sistemi, izinsiz girişlere karşı etkili bir güvenlik önlemi sunar. Bu özellikler, kullanımdan yönetime, yönetimden güvenliğe kadar birçok aşamada avantaj sağlar.

Doküman Yönetim Sistemleri Nerelerde Kullanılır?

Farklı sektörlerdeki organizasyonların sorunsuz bir şekilde devam edebilmesi ve çeşitli işbirliklerinin geliştirilmesi, doküman yönetim sisteminin katkılarına dayanmaktadır. Bu sistem, mühendislik alanında da önemli bir rol oynamaktadır. Proje yönetimi süreçlerindeki işbirliklerini verimli hale getirir, yerine getirilmesi gereken görevleri daha kolay bir şekilde yönetilebilir kılar. Bu sayede firmalar arası işbirlikleri kolaylaşırken iletişimin daha verimli bir şekilde gerçekleşmesine olanak tanır. Hukuk alanında kritik olan pek çok belgenin hazırlanması, düzenlenmesi ve iletilmesi gibi işlemlerin serileşmesini sağlar. Özellikle müşterilere yönelik alınacak olan kararların doğruluğu ve bilgi akışının güvende kalması gibi konularda önemli bir etkiye sahiptir.

Doküman yönetim rehberi desteği ile kamu kurumlarında da birçok belge verimli şekilde yönetilir. Devlet kaynaklarının, giderlerin ve kritik bilgilerin en doğru şekilde yönetilmesinde doküman yönetim sisteminin önemli bir etkisi vardır. Eğitim sektöründe de kullanılan bu sistem, personel verimliliğini artırarak maliyetleri düşürmede katkı sağlar. Kayıtların tutulması ve belgelerin düzenlenmesi süreçlerinde büyük bir emek harcamaya gerek kalmaz, aynı zamanda kâğıt, dosya gibi arşiv giderleri de azalır.

Doküman yönetim sistemi, sağlık hizmetlerinde verilerin en güvenli şekilde saklanmasını sağlar. Bu sistem, hastaların mahremiyetinin korunması ve sağlıkla ilgili verilerin güvenli bir biçimde depolanması gibi amaçlara uygun bir çözüm sunar. Özellikle hasta kayıtlarının güvenli bir şekilde tutulması noktasında tercih edilebilecek en güvenilir yöntem olarak bilinir.

Doküman Yönetimi Yazılımı Kullanmanın Faydaları Nelerdir?

Belge yönetimi aşamaları açısından kullanışlı ve güvenli olan doküman yönetim sistemi, verimli bir yazılım programıdır. Farklı sektörlerdeki organizasyonların iş süreçlerini basitleştirmelerine yardımcı olur. Kurumların faaliyetlerindeki üretkenliği artırırken çalışma ortamını iyileştirir. Doküman yönetim sisteminin sağladığı avantajlar sadece bunlarla sınırlı değildir.  Bazı örnekler vermek gerekirse de:

  • Doküman yönetim sistemi programı kullanıldığında belgelere kolay ve hızlı bir erişim sağlanır. Bu, belgelerin bulunması için harcanan zamanın azalmasını ve farklı iş süreçlerinde devamlılığın sağlanmasını mümkün kılar.
  • Hazırlanan belgelerin güvende tutulması ve erişim izinlerinin kontrol edilmesi, çeşitli riskleri minimize etmeye yardımcı olur. Beklenmeyen durumlar, örneğin doğal afetlerde, belgelerin en az hasarla korunmasını sağlar.
  • Doküman yönetim sisteminin kullanımı, belgelere birden fazla noktadan erişimi mümkün kılar. Bu, kullanıcıların verileri daha hızlı bir şekilde paylaşmalarına olanak tanır. Kullanıcılar, uzaktan çalışma süreçlerinde sürekli bir iş akışına sahip olabilirler. Web tabanlı kullanımı sayesinde küresel bir erişim sağlanır, bu da bulunduğunuz mesafenin bir engel olmadan istediğiniz zaman belgelere ulaşmanızı ve üzerinde değişiklikler yapmanızı sağlar.
  • Doküman yönetim sisteminde birçok belge için erişim izni bulunmaktadır. Bu, bilgilerin paylaşılmasını sağlarken işbirliğini kolaylaştırır. Kullanıcılar belgeleri paylaşma süreçlerini anlık olarak takip edebilirler. Belge, birden fazla kişi tarafından hazırlanabilir, farklı kısımları farklı kişilerin düzenlemesi mümkündür. Bu sayede çalışma süreçleri ekip uyumluluğu ile sorunsuz bir şekilde devam edebilir.

Detaylı Bilgi İçin

Sizi Arayalım


Doküman yönetimi çözümleri

Logo Bulut Doküman Yönetimi

Logo Bulut Doküman Yönetimi, kurulum ve ek maliyet gerektirmeyen yapısı, doküman arama ve paylaşma..

Detaylı İncele

Diğer çözümlerimiz

Kurumsal Kaynak Planlama

İşinizi en iyi şekilde yönetmenin ilk adımı ERP’dir. Kaynaklarınızı verimli planlayın, süreçlerinizi otomatize edin, ister bulutta...

Detaylı İncele

Müşteri İlişkileri Yönetimi

Potansiyel ve mevcut müşterilerinizi Logo CRM üzerinde dijital olarak yönetin. Aday müşteriden satışa giden yolda Logo CRM...

Detaylı İncele

İnsan Kaynakları Yönetimi

Bir işletmenin en değerli varlığı insan kaynağıdır. İK süreçlerinizi Logo ile uçtan uca ve tek noktadan yönetin...

Detaylı İncele